10 инструментов для эффективной работы из дома

Пандемия коронавируса COVID-19, объявленная этой весной ВОЗ во всем мире, вынудила руководителей многих компаний перестроить рабочий процесс — сотрудникам была предложена удаленная работа. Она казалась сложной лишь на первый взгляд, правильно организованный дистанционный формат не нарушает процессы внутренней и внешней коммуникации. В этом хорошо помогают онлайн сервисы и инструменты, позволяющие правильно организовать «удаленку». Их уже давно и успешно используют люди, работающие дистанционно от офиса, в решении важных задач. Автоматизация бизнеса стремительно набирает обороты. Мы подготовили для вас ТОП-10 лучших бизнес-инструментов для дома:

  1. Skype;
  2. Slack;
  3. Чаты в мессенджерах;
  4. «Google Таблицы», «Документы» и «Презентации»;
  5. Электронный блокнот OneNote;
  6. Планировщик задач Todoist;
  7. Таск-менеджер Asana;
  8. Битрикс24;
  9. Канбан-доска Trello;
  10. Облачное хранилище «Google Диск».

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Для организации удаленной работы необходимо:

Переход от привычной офисной жизни в дистанционный формат — это, безусловно, стресс для сотрудников, но жизнь вынуждает брать себя в руки и осваивать новые формы ведения дел, переговоров с клиентами, документооборота. Первое, что вам понадобится стабильный Интернет, без него у вас вряд ли что получится. Не обойтись качественных средств связи с коллегами. Первое правило удаленного работника гласит — везде и всегда оставаться на связи. Это может быть:

  • Skype, отлично подходящий для «летучек» и «пятиминуток», обучения, собеседования, созвонов с руководителем, он создает эффект присутствия и личного общения;
  • Slack, где можно настраивать каналы отдельно для переговоров с разными отделами и департаментами;
  • чаты в мессенджерах для оперативного решения мелких, ежедневных вопросов.

Этого вполне достаточно для связи с командой, с которой в течение рабочего дня вы будете также полноценно общаться, как и в офисе.

Организация документооборота

Активный документооборот, без которого не обходится ни одна компания, может оставаться таким даже на «удаленке». Это обеспечивают электронные офисные пакеты. Наиболее удачным из них считается «Гугл Таблицы», «Документы» и «Презентации». Разработчики предоставляют пользователям платные и бесплатные наборы сервисов, совместимые с популярными форматами файлов. Они вам позволят самостоятельно или в группе коллег создавать и редактировать текстовые документы, таблицы, графики, аналитические отчеты, презентации, которые можно архивировать, защищать паролем, отправлять в онлайн-мессенджеры и по электронной почте.

Для оперативного решения вопросов идеально подойдет сервис для заметок OneNote, который представляет собой электронную записную книжку. Его отличительной особенностью выступает четкая и интуитивно понятная структура, которая позволит вам за считанные секунды находить нужную запись среди сотен других, которая может быть, в том числе и в виде аудиокомментария.

Менеджеры проектов и задач

После того как организационные вопросы будут решены, можно переходить непосредственно к удаленной работе. Для делегирования полномочий используется планировщик задач Todoist, предназначенный для:

  • добавления дел;
  • их организации;
  • расстановки по приоритетам;
  • назначения исполнителя;
  • контроля за выполнением.

Для управления проектами, которые считаются сложными процессами, больше подойдет таск-мессенджер, позволяющий одновременно планировать и структурировать множество заданий, при этом каждый исполнитель будет видеть свои обязанности и крайние сроки выполнения. Для этих целей предназначены программы:

  • Asana;
  • Битрикс24;

Их эффективность проверена временем. Таск-менеджер выбирают те, кто офисной работе предпочел фриланс, задолго до пандемии коронавируса. Нельзя не упомянуть о канбан-досках, которые будут идеальными для «удаленки». Эта онлайн методика ведения проектов, предполагает их прохождение по этапам:

  • в разработке;
  • передан Исполнителю;
  • выполняется;
  • сдан;
  • на проверке;
  • принят и т.д.

Данная методика хороша тем, что дает наглядное изображение рабочего процесса. В выборе одного из лучших сервисов для задач стоит обратить внимание на Trello с удобной канбан-доской и тарифами для бесплатного и платного пользования.

И, наконец, облако для хранения общих данных, без которого невозможно представить ни одну удаленную работу команды. Лучшим из подобных сервисов признан «Гугл Диск». К его сильным сторонам относится удобный интерфейс, интеграцию с прочими продуктами Google и 15 ГБ бесплатного пространства.

Более подробно об автоматизации бизнеса, удаленной работы или СРМ-системах можно прочитать на https://a2is.ru.