Пандемия коронавируса COVID-19, объявленная этой весной ВОЗ во всем мире, вынудила руководителей многих компаний перестроить рабочий процесс — сотрудникам была предложена удаленная работа. Она казалась сложной лишь на первый взгляд, правильно организованный дистанционный формат не нарушает процессы внутренней и внешней коммуникации. В этом хорошо помогают онлайн сервисы и инструменты, позволяющие правильно организовать «удаленку». Их уже давно и успешно используют люди, работающие дистанционно от офиса, в решении важных задач. Автоматизация бизнеса стремительно набирает обороты. Мы подготовили для вас ТОП-10 лучших бизнес-инструментов для дома:
- Skype;
- Slack;
- Чаты в мессенджерах;
- «Google Таблицы», «Документы» и «Презентации»;
- Электронный блокнот OneNote;
- Планировщик задач Todoist;
- Таск-менеджер Asana;
- Битрикс24;
- Канбан-доска Trello;
- Облачное хранилище «Google Диск».
Рассмотрим каждый из них более подробно.
Для организации удаленной работы необходимо:
Переход от привычной офисной жизни в дистанционный формат — это, безусловно, стресс для сотрудников, но жизнь вынуждает брать себя в руки и осваивать новые формы ведения дел, переговоров с клиентами, документооборота. Первое, что вам понадобится стабильный Интернет, без него у вас вряд ли что получится. Не обойтись качественных средств связи с коллегами. Первое правило удаленного работника гласит — везде и всегда оставаться на связи. Это может быть:
- Skype, отлично подходящий для «летучек» и «пятиминуток», обучения, собеседования, созвонов с руководителем, он создает эффект присутствия и личного общения;
- Slack, где можно настраивать каналы отдельно для переговоров с разными отделами и департаментами;
- чаты в мессенджерах для оперативного решения мелких, ежедневных вопросов.
Этого вполне достаточно для связи с командой, с которой в течение рабочего дня вы будете также полноценно общаться, как и в офисе.
Организация документооборота
Активный документооборот, без которого не обходится ни одна компания, может оставаться таким даже на «удаленке». Это обеспечивают электронные офисные пакеты. Наиболее удачным из них считается «Гугл Таблицы», «Документы» и «Презентации». Разработчики предоставляют пользователям платные и бесплатные наборы сервисов, совместимые с популярными форматами файлов. Они вам позволят самостоятельно или в группе коллег создавать и редактировать текстовые документы, таблицы, графики, аналитические отчеты, презентации, которые можно архивировать, защищать паролем, отправлять в онлайн-мессенджеры и по электронной почте.
Для оперативного решения вопросов идеально подойдет сервис для заметок OneNote, который представляет собой электронную записную книжку. Его отличительной особенностью выступает четкая и интуитивно понятная структура, которая позволит вам за считанные секунды находить нужную запись среди сотен других, которая может быть, в том числе и в виде аудиокомментария.
Менеджеры проектов и задач
После того как организационные вопросы будут решены, можно переходить непосредственно к удаленной работе. Для делегирования полномочий используется планировщик задач Todoist, предназначенный для:
- добавления дел;
- их организации;
- расстановки по приоритетам;
- назначения исполнителя;
- контроля за выполнением.
Для управления проектами, которые считаются сложными процессами, больше подойдет таск-мессенджер, позволяющий одновременно планировать и структурировать множество заданий, при этом каждый исполнитель будет видеть свои обязанности и крайние сроки выполнения. Для этих целей предназначены программы:
- Asana;
- Битрикс24;
Их эффективность проверена временем. Таск-менеджер выбирают те, кто офисной работе предпочел фриланс, задолго до пандемии коронавируса. Нельзя не упомянуть о канбан-досках, которые будут идеальными для «удаленки». Эта онлайн методика ведения проектов, предполагает их прохождение по этапам:
- в разработке;
- передан Исполнителю;
- выполняется;
- сдан;
- на проверке;
- принят и т.д.
Данная методика хороша тем, что дает наглядное изображение рабочего процесса. В выборе одного из лучших сервисов для задач стоит обратить внимание на Trello с удобной канбан-доской и тарифами для бесплатного и платного пользования.
И, наконец, облако для хранения общих данных, без которого невозможно представить ни одну удаленную работу команды. Лучшим из подобных сервисов признан «Гугл Диск». К его сильным сторонам относится удобный интерфейс, интеграцию с прочими продуктами Google и 15 ГБ бесплатного пространства.
Более подробно об автоматизации бизнеса, удаленной работы или СРМ-системах можно прочитать на https://a2is.ru.